在现今互联网的大环境下，我们有很多的机会需要用到英文去沟通，在工作上，会依赖我们的写作技巧去影响、说服、甚至去领导他人，你有思考过你的英语书写质量吗？
如果可以提升你的写作技巧，那么你可以显得更专业，可以达成更好的沟通，甚至能够进一步建立更好的关系。那这篇文章就来跟大家分享一下，关于英语商务写作的一些原则以及技巧。
原则一：用口语方式书写
一般大家都认为商业写作就是要文绉绉的，但是我认为商业写作的重点是沟通，并不是要文辞华丽，而是如何有效且准确的传达讯息。
用口语的方式去表达写作，会显得更亲切，像是一个对话场景。现在的gmail也是把邮箱设计得像是对话式的样式，就可以看出，电子商务沟通要简单明了。
举例：可能邮件中会有Please find enclosed herewith... ，这个意思就是“请看一下附件”，更简单而直接的说法是“I attached something ”
原则二：注意礼貌与态度
在第一个原则之下，有些人会有另外一个毛病，就是过度简化，到最后可能变成是火星文。
比如：you写成u、are写一个r。这样的写不仅让人很难理解，还会让人觉得你的态度非常的随便。
还有一些单词，翻译起来确实是这个意思，但是会让人觉得口气不好。比如：fine，这个翻译过来就是好的意思，但是如果用fine直接去回应别人的请求，就会让人觉得口气不是很好。
心情好的时候可以说：Awesome、good、great、okay！心情不好的时候可以说：Bad、terrible。
原则三：努力建立关系
这原则就是商务沟通的核心目的，目的就是建立与他人的关系。
任何沟通都是为了要建立关系，不管是对同事、还是上司、或者是客户。
建立关系最重要的三个步骤就是积极聆听、具有同理心的回复，以及建立自己的可信度。不要总是以自己的角度出发来预设别人的立场，应该聆听他的需求，再来考虑双方，具有同理心的去回应。这样就会慢慢建立个人的可信度。
原则之后，就是实用的写作技巧，可以帮助你写出来更简单易懂的信件。
技巧一：使用简单的句子以及单词
这里有一个有趣的名称叫做KISS，就是Keep It Short and Simple，“简短简单的来表达自己”
与其说I should be grateful if you would be able to inform me，直接用 Please let me know 就好了。
用简单的句子来表达，那单词也是一样，不要用utilize用use、不要用attempt用try、不要用assist用help、不要用sufficient用enough。
技巧二：使用主动而非被动
英语的主动被动语态有很多语法规定，不过一般上来说，使用被动语态的句子会比较长，而且会比较没有活力，所以，在商务写作中，使用主动语态比较好。
这个就跟中文是一样的，一般我们讲“我们已经完成了工作”而不是“这个工作已经被我们完成了”
举例说明：不要说：the invoices must be read carefully before being archived而要说please read the invoices carefully before archiving them.（请详细查收收据后再归档）
技巧三：使用动词而非名词化
英语中一个单词会有很多词性的变化，所谓的名词化就是一个本来可以当做动词的单词，转化为名词来使用。
比如动词，achieve a goal 转化为the achievement of a goal，有人会觉得这样比较正式，不过真的没有必要，沟通本来就是需要简单明了的。
不要说 the completion of 直接说complete、不要说the failure of直接说fail、不要说the decision of直接说decide。
技巧四：使用适当的语气
要让讯息达到沟通的目的，就必须要用适当的语气，如果言辞不当，别人就有可能误解。
可以加上限定词来减轻语气，或者用比较假设的语气，来减少咄咄逼人的感觉。
比如说：I hope you can help me,可以说I was hoping you can help me.（用过去进行式）。或者用It might be a problem 的假设语气代替 It will be a problem.
以上就是关于商务写作的三个原则和四个技巧，看一下在实际运用过程中，是不是更精简、更好懂、或者语气更适当了呢。
